Alcance de esta guía: describe de manera general etapas que pueden intervenir. Los procesos específicos dependen de la carga, terminal, modalidad, documentos, requisitos de autoridades y condiciones de cada operación.
Antes de la llegada
La preparación comienza antes del arribo. Es importante que la empresa y los actores responsables conozcan información de transporte, documentos disponibles, contactos operativos y actividades previstas. Anticipar dudas documentales permite gestionarlas con mayor orden.
Arribo y disponibilidad de información
Cuando la carga llega, el importador o responsable debe contar con una ruta de comunicación que permita identificar el estado, novedades informadas por los actores y documentos que puedan ser necesarios para avanzar. Los tiempos y procedimientos específicos corresponden a cada terminal y entidad competente.
Gestión documental y coordinación
Durante la operación pueden intervenir terminales, transportadores, depósitos, Agencias de Aduanas, autoridades, clientes y otros proveedores. Una matriz con responsable, actividad, fecha, estado y siguiente paso evita que la información quede dispersa.
Control aduanero y trámites aplicables
Según el caso, la mercancía puede requerir validaciones, inspecciones, autorizaciones u otros procedimientos. Es importante diferenciar la asesoría técnica de las funciones que deben realizar entidades o profesionales habilitados.
Retiro o despacho
La etapa posterior debe coordinarse de acuerdo con las autorizaciones, documentos, pagos y condiciones aplicables. No conviene programar recursos con base en supuestos: confirme la información con los actores autorizados.
Controles de una operación con trazabilidad
- Un contacto principal por empresa y un canal de actualización definido.
- Documentos vigentes organizados y accesibles solo a las personas autorizadas.
- Novedades registradas con fecha, responsable, acción y seguimiento.
- Próxima actividad visible para evitar preguntas y llamadas repetitivas.
- Separación clara entre acciones de TCM, cliente, terminal, autoridad y otros terceros.
Acompañamiento desde Buenaventura
TCM SAS puede brindar asesoramiento portuario, gestión documental, coordinación y seguimiento técnico dentro del alcance acordado con cada empresa. TCM Tracking permite a clientes autorizados consultar información relevante de sus operaciones.