Documentos que conviene revisar antes de embarcar mercancía.

Nota: esta es una guía general. Los documentos y requisitos definitivos dependen de la mercancía, el origen, la modalidad de transporte, la normativa vigente y las entidades competentes.

Factura comercial

Revise que identifique correctamente al vendedor y al comprador, la descripción de las mercancías, cantidades, valores, moneda, condiciones de venta y referencias. Los datos deben guardar coherencia con la negociación y los demás soportes.

Packing list o lista de empaque

Este documento permite relacionar cómo está empacada la mercancía. Conviene verificar bultos, pesos, dimensiones, marcas, referencias y descripción cuando existan. Una lista clara facilita la coordinación y las verificaciones que puedan aplicar.

Documento de transporte

El BL/HBL u otro documento de transporte debe revisarse respecto al consignatario, origen, destino, carga, referencias y fechas relevantes. Confirme con el transportador o agente de carga los procedimientos para correcciones cuando resulten necesarios.

Soportes y requisitos adicionales

• Certificados, vistos buenos, registros o permisos cuando correspondan a la mercancía.
• Mandatos, poderes u otros documentos que exijan los actores autorizados.
• Soportes de pago y comunicaciones asociadas a la operación.
• Información técnica necesaria para una clasificación o validación especializada.

Checklist de coherencia

1. ¿El nombre de la empresa aparece igual en los documentos principales?
2. ¿Cantidades, unidades, referencias y descripción coinciden?
3. ¿Los valores y moneda son consistentes con la negociación?
4. ¿El destinatario y datos de transporte son correctos?
5. ¿Ya se revisaron requisitos específicos de la mercancía?

¿Qué hacer si aparece una inconsistencia?

Registre el hallazgo, identifique el documento afectado, comuníquese con el responsable correspondiente y no asuma que una corrección es automática. Un acompañamiento técnico puede ayudar a ordenar la novedad y los siguientes pasos.